Instrukcja obsługi PhoneCTI

Instalacja aplikacji

Aplikacja PhoneCTI jest licencjonowana i jej używanie wymaga wykupienia odpowiedniej licencji. Zakupiony kod licencji jest wprowadzany w trakcie konfiguracji centrali i decyduje o ilości stanowisk, które mogą używać programu PhoneCTI. Licencjonowanie aplikacji nie ma wpływu na jej instalację. Wersję instalacyjną programu można pobrać ze strony domowej Slican i zainstalować program na swoim komputerze, wprowadzając po instalacji odpowiednie dane, niezbędne do połączenia aplikacji z centralą, wymaganer w zakładce Ustawienia - Połączenie.

Warning! Jeżeli numer wewnętrzny wprowadzony w zakładce Ustawienia - Połączenie nie posiada uprawnień do korzystania z aplikacji PhoneCTI nie będzie możliwości połączenia z centralą i synchronizacji danych.

Drugi etap instalacji (nieobowiązkowy) polega na wgraniu do centrali odpowiednio przygotowanego pliku zawierającego aplikację PhoneCTI. Może to zostać wykonane z poziomu administratora centrali. Operacja ta, jeżeli zostanie wykonana, umożliwia automatyczną aktualizację oprogramowania PhoneCTI na stanowiskach roboczych, aktualizację opisaną w rozdziale Aktualizacja aplikacji.

Uruchomienie aplikacji

Program PhoneCTI uruchamia się identycznie jak każdy inny program w systemie operacyjnym Windows. Możliwe jest, w ustawieniach programu, zdefiniowania automatycznego uruchamiania programu po starcie systemu operacyjnego. W trakcie uruchomienia następuje zalogowanie się programu do centrali (zgodnie z ustawieniami określonymi w zakładce Ustawienia - Połączenie). Po pomyślnym zalogowaniu następuje synchronizacja danych programu z danymi w centrali.

Aktualizacja aplikacji

Aktualizacja programu jest dokonywana automatycznie i użytkownik nie ma wpływu na jej przebieg. Podobnie jak aktualizacja firmware centrali, karty VoIP lub karty REC dokonywana jest również (przez administratora centrali) aktualizacja programu PhoneCTI. Każdorazowo podczas uruchomienia programu PhoneCTI dokonywane jest sprawdzenie wersji programu w centrali i jego porównanie z numerem wersji programu zainstalowanego na komputerze. Jeżeli te dwa numery są różne, następuje automatyczne pobranie i zainstalowanie wersji programu znajdującej się w centrali, a następnie dopiero logowanie się do centrali. W zależności on numeru wersji aktualizacja taka może być upgrade lub downgrade.

Struktura programu

Zasady oznaczania

W programie Phone CTI przyjęto zasadę intuicyjnego, z pomocą odpowiednich ikon, oznaczania stanu telefonu widocznego w każdym z okien programu oraz Ikony te zachęcają także użytkownika do wykonania określonej akcji.

Ikony i symbole

W przypadku numerów telefonów będących numerami wewnętrznymi centrali, znaczek symbolizujący stan telefonu i sprzężonego z nim programu PhoneCTI składa się z dwóch ikon, z których jedna symbolizuje stan telefonu, druga zaś stan aplikacji. W Tabeli 1 przedstawiono ikony symbolizujące stan telefonu.

Stan telefonu
Ikona	Znaczenie ikony
	Ikona ta oznacza, że telefon jest wolny
	Ikona ta oznacza, że z tego telefonu właśnie prowadzona jest rozmowa
	Ikona ta oznacza, że z tego telefonu nie prowadzono rozmowy co najmniej przez ostatnie 8 godzin
	Ikona ta oznacza, że telefon ten właśnie się rozdzwania
	Ikona ta oznacza, że telefon jest wyłączony lub konto niezalogowane

Tabela 1: Ikony symbolizujące stan telefonu.
W Tabeli 2 przedstawiono ikony symbolizujące stan aplikacji.

Stan aplikacji
Ikona	Znaczenie ikony
<Brak>	Brak ikony oznacza, że do danego portu nigdy nie była zalogowana aplikacja PhoneCTI
	Ikona ta oznacza, że aplikacja jest uruchomiona i zalogowana do danego portu
	Ikona ta oznacza, że w chwili obecnej aplikacja PhoneCTI nie jest zalogowana do danego portu
	Ikona ta oznacza, że aplikacja przeszła w stan "Zaraz wracam", czas przejścia jest zdefiniowany w ustawieniach
	Ikona ta oznacza, że telefon znajduje się w stanie DND

Tabela 2: Ikony symbolizujące stan aplikacji.
Ostatecznie symbol telefonu i sprzężonej z nim aplikacji jest tworzony poprzez złożenie jednej z ikon z Tabeli 1 i jednej z ikon z Tabeli 2.
Przykład
Dla zobrazowania powyższych zasad przedstawiono trzy następujące symbole wraz z ich opisem:

Symbol	Znaczenie symbolu
	Symbol oznaczający, że telefon jest wolny, natomiast do portu tego telefonu nie jest zalogowana aplikacja PhoneCTI
	Symbol oznaczający, że telefon jest zajęty, natomiast aplikacja PhoneCTI jest zalogowana do portu tego telefonu
	Symbol oznaczający, że telefon jest wolny, natomiast aplikacja stwierdziła jego stan DND

Tabela 3: Przykłady symboli używanych w aplikacji

Lokalizacja i znaczenie symboli

Symbole, których przykłady przedstawiono w Tabeli 3 pojawiają się w dwóch miejscach. Po zalogowaniu symbol ten jest widoczny w górnej części okna aplikacji PhoneCTI, jak to przedstawiono na poniższym rysunku:

Ponadto na liście kontaktów we wszystkich programach PhoneCTI jest on również widoczny obok komentarza zdefiniowanego dla danego numeru wewnętrznego:

Ponadto należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

• Poniżej komentarza zdefiniowanego w centrali znajduje się opis wprowadzany indywidualnie przez danego użytkownika. Opis ten jest oczywiście opcjonalny i jeżeli go nie ma, w górnej części okna pojawia się tekst Tutaj wpisz swój opis... - zachęcający do wprowadzenia opisu, a na liście kontaktów drugi wiersz nie jest wyświetlany.
• Jeżeli dany kontakt posiada numer wewnętrzny, to jest on pokazany po prawej stronie komentarza.
• Jeżeli dany numer znajduje się w książce publicznej i dla tego numeru zaznaczone jest pole EdLck, wówczas zamiast opisu pojawia się tekst Zastrzeżony, uniemożliwiając odczytanie tego numeru.
• Ikony znajdujące po prawej stronie kontaktu mają następujące znaczenie:
  • - program PhoneCTI jest zalogowany dla danego numeru i istnieje możliwość wysłania do komputera sprzężonego z tym numerem wiadomości tekstowej, która zostanie natychmiast wyświetlona na ekranie tego komputera.
  • - program PhoneCTI był logowany dla danego numeru, ale nie jest zalogowany w chwili obecnej i istnieje jedynie możliwość wysłania wiadomości tekstowej, która zostanie wyświetlona na ekranie komputera po zalogowaniu programu PhoneCTI.
  • - kontakt zawiera numer zdefiniowany w publicznej lub prywatnej książce telefonicznej (kontakt taki sygnalizowany jest ikoną po swojej lewej stronie) i istnieje jedynie możliwość wysłania SMSa na ten numer
  • - znaczek ten oznacza, że dany kontakt nie został dodany do Ulubionych. Kliknięcie w tę gwiazdkę spowoduje jego dodanie.
  • - znaczek ten oznacza, że dany kontakt został dodany do Ulubionych. Kliknięcie w tę gwiazdkę spowoduje jego usunięcie z tej listy.

Ustawienia

Po wybraniu opcji Program z menu Program na ekranie pojawi się okno z kilkoma zakładkami, służące do ustawienia szeregu opcji programu. Poszczególne zakładki zostały opisane w kolejnych paragrafach.

Ustawienia - Połączenie

Po wybraniu zakładki Połączenie na ekranie widoczne jest następujące okno:

Widoczne na rysunku pola służą do wprowadzenia danych niezbędnych przy nawiązaniu połączenia z centralą. Do pierwszego z tych pól wprowadzamy numer wewnętrzny telefonu, z którym sprzężony będzie program PhoneCTI. Kolejne pole powinno zawierać hasło zdefiniowane dla telefonu o numerze wewnętrznym podanym w poprzednim polu (Hasło to może zawierać od 4 do 16 znaków, z wyłączeniem znajów ";" i "~"). Hasło powinno zostać wprowadzone przez administratora w programie ConfigMAN (arkusz Abonenci/Ustawienia CTI). Podczas pierwszego logowania programu PhoneCTI do centrali, program wymusi zmianę tego hasła. Zmiany takiej można także dokonać w dowolnym momencie klikając link Zmień hasło, znajdujący się poniżej pola zawierającego hasło. Po kliknięciu w ten link na ekranie pojawi się następujące okno:

W oknie tym należy wprowadzić stare hasło oraz dwukrotnie nowe. Jeżeli wszystkie dane zostaną wprowadzone poprawnie, hasło zostanie zmienione i wprowadzone do centrali. Z tego też względu administrator centrali nie zna haseł poszczególnych użytkowników. Wprowadzone hasło może zostać zapamiętane w programie, poprzez zaznaczenie okienka znajdującego się po prawej stronie pola zawierającego hasło. Jeżeli pole to nie zostanie zaznaczone, program będzie pytał o hasło przy każdej próbie logowania. Kolejne pole znajdujące występujące w ramach ustawień logowania przeznaczone jest do wprowadzenia adresu IP centrali. Adres ten może zostać wpisany ręcznie lub wprowadzony automatycznie poprzyciśnięciu przycisku "Znajdź serwer" i wybraniu odpowiedniej centrali z listy central widocznych w sieci. Naciśnięcie klawisza "Połącz" po wypełnieniu wszystkich wymienionych pól spowoduje połączenie programu z centralą telefoniczną i synchronizację książki telefonicznej oraz pozostałych danych związanych z podanym numerem wewnętrznym. Ostatnie ustawienie na powyżej przedstawionej stronie ustawień portu logowania do usługi WebCTI - wykorzystywanej podczas odsłuchu nagrań zachowanych w centrali. Ustawienie to jest wykorzystywane jedynie w przypadku połączeń zdalnych (spoza sieci lokalnej).

Ustawienia - Ogólne

W oknie tym istnieje możliwość ustawienia szeregu parametrów decydujących o sposobie działania programu. Pierwsze z pól służy do określenia kombinacji klawiszy jaka spowoduje wywołanie na ekran komputera głównego okna aplikacji. Kolejne dwa pokla służą do określenia sposobu automatycznego uruchamiania programu po uruchomieniu komputera. Następne dwa określają w jaki sposób zachowują się wyrażenia wpisane do pola filtrowania w oknie głównym aplikacji. Następnie użytkownik ma możliwość ustalenia czasu po jakim aplikacja przejdzie w stan 'Zaraz wracam' jeżeli w aplikacji nie wykonano żadnej akcji przez ten czas - nastąpi wówczas zmiana ikony symbolizującej stan aplikacji na . Ponadto w oknie tym można określić jaka akcja zostanie wykonana przez program w wyniku podwójnego kliknięcia na danym kontakcie. Pożądaną akcję można wybrać z poniższej listy rozwijanej:

Pokaż okno rozmowy - wybranie tej opcji spowoduje, że podwójne kliknięcie spowoduje wyświetlenie na ekranie komputera następującego okna

Kliknięcie na - znajdującym się w tym oknie - przycisku z zieloną słuchawką spowoduje wybranie odpowiedniego numeru i zestawienie połączenia, przy czym proces zestawiania połączenia jest różny zależnie od rodzaju telefonu o numerze wewnętrznym, na który zalogowany jest program PhoneCTI. W przypadku telefonu cyfrowego, centrala na polecenie programu symuluje podniesienie słuchawki, wybierany jest odpowiedni numer, a po odebraniu połączenia przez osobę po drugiej stronie następuje automatyczne włączenie akustyki i istnieje możliwość prowadzenia rozmowy. W przypadku telefonu analogowego, centrala na polecenie programu wybiera odpowiedni numer, a po odebraniu przez osobę po drugiej stronie oddzwania na numer wewnętrzny, na który zalogowany jest program PhoneCTI.
Wykonaj połączenie - wybranie tej opcji spowoduje, że po podwójnym kliknięciu w danego abonenta centrala zadzwoni do tego abonenta i zestawi połączenie według zasad identycznych jak opisane w poprzedniej opcji.
Pokaż okno wiadomości - wybranie tej opcji spowoduje, że podwójne kliknięcie spowoduje wyświetlenie na ekranie komputera następującego okna

Ustawienia - Rozmowy

W oknie tym możemy zdefiniować sposób sygnalizacji połączenia. Zaznaczenie pierwszej opcji spowoduje, że w momencie nadejścia połączenia (przy połączeniu przychodzącym) lub podniesienia słuchawki (przy połączeniu wychodzącym) na ekranie komputera pojawi się poniższe okno:

Jeżeli zaznaczone zostanie również drugie pole w tym oknie, okno połączenia zostanie zamknięte po określonym czasie. Szczegółowy opis tego okna znajduje się w rozdziale 3.6.4 Okno Połączenia.

Ustawienia - Wiadomości

Zaznaczenie pierwszego z pól w rej zakładce spowoduje, że na ekranie komputera z programem PhoneCTI, zalogowanym do centrali pojawi się widoczne poniżej ono w momencie przesłania na numer wewnętrzny, na który zalogowana jest aplikacja PhoneCTI.

W kolejnym oknie ustawiamy czas przez jaki okno to będzie wyświetlane na ekranie komputera. Szczegółowy opis tego okna znajduje się w rozdziale 3.7.1 Okno wiadomości. W polu "Okres ważności SMSa" określamy czas przez jaki wysłany SMS jest przechowywany u dostawcy, jeżeli nie mógł zostać dostarczony odbiorcy. Przez ten czas operator będzie ponawiał próby jego wysłania.

Ustawienia - Nie przeszkadzać (DND)

Ekran ten służy do ustawienia zasad włączania usługi DND. Włączenie tej usługi może nastąpić po określonej przez użytkownika ilości minut bezczynności. Za stan bezczynności uważany jest stan, w którym użytkownik nie korzysta zarówno z telefonu, jak i komputera. Możliwe jest też ustawienie powodujące automatyczne włączenie usługi DND po wyjściu z aplikacji. Możliwe jest także włączanie usługi DND w obydwu powyższych przypadkach.

Ustawienia - Przekierowanie (FWD)

W oknie tym umieszczono wszystkie ustawienia decydujące o zasadach realizacji przekierowań z danego telefonu. Ustawienia te mogą zostać dokonane także w programie ConfigMAN lub za pomocą odpowiednich usług. Włączenie przekierowania może nastąpić po określonej przez użytkownika ilości minut bezczynności. Za stan bezczynności uważany jest stan, w którym użytkownik nie korzysta zarówno z telefonu, jak i komputera. Możliwe jest też ustawienie powodujące automatyczne włączenie przekierowania po wyjściu z aplikacji. Możliwe jest także włączanie przekierowania w obydwu powyższych przypadkach. W przypadku automatycznego włączenia przekierowania, jest ono włączane zgodnie z ustawieniami dokonanymi w tej zakładce.

Ustawienia - Ustawienia audio

Książka telefoniczna

Historia połączeń

Dzwonienie

Okno Połączenia

Przykładowe Okno połączenia zostało przedstawione w rozdziale 3.2.3 Ustawienia - Rozmowy. Wygląd tego okna zmienia się jednak od kontekstu w jakim ono się pokazuje. Przede wszystkim zmienia się tytuł tego okna. Możliwe są następujące sytuacje:

1. 
   Ten tytuł okno przybiera, gdy podniesiemy słuchawkę telefonu, aby wybrać numer.
2. 
   Ten tytuł okno przybiera, gdy numer zostanie wybrany i wołany telefon rozdzwania się.
3. 
   Po połączeniu z wybranym numerem tytuł okna zmienia się na powyższy.
4. 
   Powyższy tytuł okno przybiera w przypadku nadejścia połączenia przychodzącego. Po odebraniu takiego połączenia tytuł okna połączenia zmienia się na pokazany w punkcie 3.
5. 
   Ten tytuł okna pojawia się w przypadku przekazywania połączenia.
6. 
   Po odebraniu przekazywanego połączenia, tytuł okna Połączenia zmienia się na powyższy.

W środkowej części okna wyświetlane są trzy typy informacji:

• Komentarz przypisany do numeru telefonu dzwoniącego, wybieranego lub z którym rozmawiamy
  

Warning! Jeżeli numer dzwoniący, wybierany lub z którym rozmawiamy to numer wewnętrzny centrali, to jest to komentarz zapisany w konfiguracji centrali, jeżeli jest to numer zapisany w prywatnej lub publicznej książce telefonicznej to jest to nazwa zapisana w tej książce, jeżeli natomiast jest to numer zewnętrzny i centrala rozmówcy wysyła komentarz, to jego treść wyświetlana jest w tym miejscu.

• Numer tego telefonu
• Czas rozmowy, a przed zestawieniem połączenia - czas wywoływania

U dołu tego okna pojawiają się przyciski (od 1 do 3) umożliwiające podjęcie akcji, która będzie miała wpływ na zachowanie telefonu o numerze wewnętrznym, na który zalogowana jest aplikacja PhoneCTI. Przyciskiem pojawiającym się po prawej stronie okna jest przedstawiony poniżej przycisk obrazujący czerwoną słuchawkę

Naciśnięcie tego przycisku powoduje rozłączenie zestawionego połączenia (jeżeli było ono zestawione) i wysłanie do telefonu sygnału nieosiągalności. Po naciśnięciu tego przycisku zmienia on swój wygląd na następujący:

|

|Ponadto w środkowej części okna połączenia, w miejsce wymienionych powyżej informacji pojawia się poniższy napis:

Po lewej stronie przycisku z czerwoną słuchawką - po nawiązaniu połączenia - pojawia się przycisk umożliwiający jego przekazanie. Wygląd tego przycisku przedstawia poniższy rysunek:

Po naciśnięciu tego przycisku, na ekranie komputera pojawia się ono z napisem nakazującym wybranie z listy kontaktów numeru, na który ma nastąpić przekazanie:

W tym momencie należy na liście kontaktów wyszukać kontakt, zawierający numer, na który chcemy przekazać nawiązane połączenie. Klikając prawym przyciskiem myszki na wybranym kontakcie uzyskujemy następujące menu kontekstowe:

Wyszukiwanie danych

W programie PhoneCTI zastosowano stosunkowo zaawansowany sposób wyszukiwania tekstów. Wyszukiwania można dokonywać w każdym oknie programu, w którym pojawia się poniższe pole: