Instrukcja obsługi PhoneCTI.voip

Uwaga! Aplikacja nie jest rozwijana od 2018 roku. Aktualnie udostępniamy [MessengerCTI]

Wstęp

Program Slican PhoneCTI.voip zawiera wszystkie funkcjonalności umożliwiające integrację telefonu i komputera używanego przez abonenta numeru wewnętrznego. Jest to program komputerowy przeznaczony na system operacyjny Windows, który łączy w sobie możliwość sterowania telefonem, dostępu do książki telefonicznej, historii, nagrań, podglądu statusu innych abonentów, czatu, wysyłania SMS (PhoneCTI), jak i dodatkowo – przeprowadzania rozmów za pomocą wbudowanego klienta SIP (.voip). Aplikacja nie jest typowym klientem typu softphone i nie można wykorzystać jej do logowania do central innych producentów. Do zalogowania i przeprowadzania rozmów za jej pomocą konieczny jest dostęp komputera do centrali przez odpowiednio skonfigurowaną sieć komputerową lub internet.

Aplikacja może być stosowana we współpracy z wszystkimi telefonami przyłączonymi do centrali: systemowymi CTS, analogowymi i telefonami VoIP. W najnowszej wersji aplikacja może nawet pracować samodzielnie jako telefon mobilny na komputerze przenośnym. Niewątpliwą korzyść odniosą równiez użytkownicy telefonów analogowych, ponieważ uzyskują oni dostęp do funkcjonalności zupełnie niedostępnych dla tej klasy telefonów.

Dużą zaletą tego oprogramowania jest integracja książek telefonicznych zgromadzonych w centrali i komputerze użytkownika programu. W programie Slican PhoneCTI.voip wykorzystywane są zawsze książki telefoniczne zgromadzone w centrali, przy czym modyfikacja wpisów w tych książkach może być dokonywana zarówno z telefonu systemowego jak i komputera (program PhoneCTI lub WebCTI). Dokonana modyfikacja jest natychmiast widoczna. Zasadami edytowania wpisów w książkach telefonicznych są zasady zdefiniowane w centrali. Ponadto program Slican PhoneCTI posiada funkcjonalność komunikatora wewnętrznego - czatu (użytkownikami komunikatora mogą być wszyscy abonenci danej centrali i central zlinkowanych systemem eSSL ver.2). Funkcjonalność ta może być atrakcyjna dla tych firm, które posiadając centrale Slican nie zezwalają, ze względów bezpieczeństwa, na korzystanie z komunikatorów ogólnodostępnych oraz dla osób, które wykorzystując jedną aplikację chcą komunikować się z osobami używającymi różnych komunikatorów. Wysyłanie wiadomości do osób znajdujących się w książce telefonicznej, które nie są abonentami centrali jest możliwe poprzez skierowanie wiadomości na konto XMPP (jeżeli konto takie zostało zdefiniowane dla danej osoby) lub w postaci SMS. O możliwości wysyłania wiadomości SMS decydują uprawnienia zdefiniowane w centrali.

Wymagania minimalne

W celu zainstalowania aplikacji SLICAN PhoneCTI.voip spełnione muszą zostać następujące wymagania minimalne:

• Procesor z taktowaniem - >800MHz
• Pamięć RAM - 1GB
• Karta graficzna - zgodna z DirectX 9
• System operacyjny - Windows 7
• Zainstalowane oprogramowanie - Microsoft .NET Framework 4.0 lub nowsze
• Zainstalowane oprogramowanie - Internet Explorer 7 lub nowszy

Na komputerze, który nie spełnia powyższych wymagań minimalnych możliwe jest zainstalowanie aplikacji, ale będzie ona działała wolno lub nie będzie w pełni funkcjonalna.

Uwaga! Aplikacja PhoneCTI.voip współpracuje jedynie z centralami wyposażonymi w firmware 6.20 lub wyższym. Funkcjonalność VoIP'owa aplikacji (przeprowadzanie rozmów głosowych za jej pomocą) dostępna jest od firmware 6.50

Instalacja aplikacji

Używanie aplikacji PhoneCTI.voip jest licencjonowane więc wymaga wykupienia odpowiedniej licencji. Zakupiony kod licencji jest wprowadzany w trakcie konfiguracji centrali i decyduje o ilości stanowisk, które mogą używać programu. Licencjonowanie aplikacji nie ma wpływu na jej instalację. Wersję instalacyjną programu można pobrać ze strefy ServNET [1] i zainstalować program na swoim komputerze. Po zainstalowaniu należy ją odpowiednio skonfigurować wprowadzając niezbędne dane do połączenia aplikacji z centralą: Ustawienia - Połączenie.

Uwaga! Jeżeli numer wewnętrzny wprowadzony w zakładce Ustawienia - Połączenie nie posiada uprawnień do korzystania z aplikacji PhoneCTI.voip nie będzie możliwości połączenia z centralą i synchronizacji danych.

Drugi etap (nieobowiązkowy) polega na wgraniu do zasobów centrali odpowiednio przygotowanego pliku zawierającego aplikację PhoneCTI.voip. Może to zostać wykonane przez administratora centrali, posiadającego uprawnienia administratora WebCTI. Operacja ta, jeżeli zostanie wykonana, umożliwia automatyczną aktualizację oprogramowania PhoneCTI.voip na stanowiskach roboczych. Aktualizacja została opisana w rozdziale Aktualizacja aplikacji.

Uruchomienie aplikacji

Program PhoneCTI.voip uruchamia się identycznie jak każdy inny program w systemie operacyjnym Windows. W ustawieniach programu można aktywować funkcję automatycznego uruchamiania programu po starcie systemu operacyjnego. W trakcie uruchomienia następuje zalogowanie się programu do centrali (zgodnie z ustawieniami określonymi w zakładce Ustawienia - Połączenie). Po pomyślnym zalogowaniu następuje synchronizacja danych programu z danymi w centrali.

Aktualizacja aplikacji

Aktualizacja programu jest dokonywana automatycznie i użytkownik nie ma wpływu na jej przebieg. Podobnie jak aktualizacja firmware centrali, karty VoIP lub karty REC dokonywana jest również aktualizacja programu PhoneCTI.voip (przez administratora centrali). Każdorazowo podczas uruchomienia programu następuje porównanie wersji programu w centrali i programu zainstalowanego na komputerze. Jeżeli są różne, następuje automatyczne pobranie wersji znajdującej się w centrali, zainstalowanie jej a następnie dopiero logowanie się aplikacji do centrali. W zależności od wersji programu znajdującego się w centrali aktualizacja może spowodować zainstalowanie nowszej lub starszej wersji.

Struktura programu

Zasady oznaczania

W programie PhoneCTI.voip przyjęto zasadę intuicyjnego, z pomocą odpowiednich ikon, oznaczania stanu telefonu widocznego w każdym z okien programu. Ikony te zachęcają także użytkownika do wykonania określonej akcji.

Ikony i symbole

W przypadku telefonów będących numerami wewnętrznymi centrali, znaczek symbolizujący stan telefonu podany jest w Tabeli 1.

Stan telefonu
Ikona	Znaczenie ikony
	telefon jest wolny
	z telefonu prowadzona jest rozmowa
	z telefonu nie prowadzono rozmowy co najmniej przez ostatnie 8 godzin
	telefon właśnie się rozdzwania
	włączona usługa DND
	telefon jest uszkodzony, wyłączony lub konto jest niezalogowane
	niebieska ikona symbolizująca telefon zewnętrzny, w przeciwieństwie do numerów wewnętrznych stan takiego telefonu nie jest monitorowany.

Tabela 1: Ikony symbolizujące stan telefonu.

W Tabeli 2 przedstawiono ikony symbolizujące stan aplikacji i chata. Stany mogą być ustawione ręcznie przez uzytkownika.

Stan aplikacji
Ikona	Znaczenie ikony
	aplikacja jest uruchomiona i zalogowana do danego portu
	użytkownik ustawił lub aplikacja przeszła w stan "Zaraz wracam", czas samoczynnego przejścia zdefiniowany w Ustawieniach aplikacji
	użytkownik ustawił lub aplikacja przeszła w stan "Nie przeszkadzać", czas samoczynnego przejścia zdefiniowany w Ustawieniach aplikacji
	aplikacja nie zalogowana lub niedostępna

Tabela 2: Ikony symbolizujące stan aplikacji i chata.

Lokalizacja i znaczenie symboli

Symbole, których przykłady przedstawiono w tabelach pojawiają się w głównym oknie aplikacji PhoneCTI.voip. Symbole dotyczące własnego telefonu i aplikacji widoczne są w górnej części okna Kontakty, jak to przedstawiono na poniższym rysunku:

Ponadto, poniżej na liście kontaktów, ikony znajdują się przy każdym z nich. Ilość i rodzaj wyświetlanych kontaktów zależy od ustawionego filtra. Z rozwijanej listy można wybrać: Ulubione, Ostatnio używane, Wszystkie kontakty, Numery wewnętrzne, Publiczne, Prywatne. Przykładowy widok zdefiniowanego numeru wewnętrznego:

Ponadto należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

• Poniżej komentarza zdefiniowanego w centrali znajduje się opis wprowadzany indywidualnie przez danego użytkownika. Opis ten jest oczywiście opcjonalny i jeżeli go nie ma, w górnej części okna pojawia się tekst "Wprowadź swój opis..." - zachęcający do wprowadzenia tekstu, a na liście kontaktów drugi wiersz nie jest wyświetlany.
• Jeżeli dany kontakt posiada numer wewnętrzny, to jest on pokazany po prawej stronie komentarza.
• Jeżeli dany numer znajduje się w książce publicznej i dla tego numeru włączona jest opcja "Zastrzeż numer" (zaznaczone jest pole EdLck), wówczas pojawia się jedynie opis, uniemożliwiając odczytanie numeru telefonu.
• Ikona znajdujące po prawej stronie numeru zewnętrznego informuje o możliwości wysłania do niego SMS'a. Zdterminowane jest to również odpowiednimi ustawieniami w centrali: posiadaniem odpowiedniej translacji, kierowaniem ruchu, uprawnieniami użytkownika oraz typem numeru zewnętrznego:
  • - kontakt zawiera numer zdefiniowany w publicznej lub prywatnej książce telefonicznej (sygnalizowany jest ikoną po swojej lewej stronie) i istnieje możliwość wysłania SMS'a na ten numer

Ustawienia

Uwaga! Niektóre z opcji mogą być niedostępne ze względu na korzystanie z wersji oprogramowania starszego niż poniżej opisywane

Po wybraniu opcji Ustawienia z menu Program na ekranie pojawi się okno z kilkoma zakładkami, służące do ustawienia szeregu opcji programu. Poszczególne zakładki zostały opisane w kolejnych paragrafach.

Ustawienia - Połączenie

Po wybraniu zakładki Połączenie na ekranie widoczne jest następujące okno:

Ustawienia logowania

Widoczne na rysunku pola służą do wprowadzenia danych niezbędnych przy nawiązaniu połączenia z centralą. Do pierwszego z tych pól wprowadzamy numer wewnętrzny telefonu, z którym sprzężony będzie program PhoneCTI.voip. Kolejne pole powinno zawierać hasło zdefiniowane dla telefonu o numerze wewnętrznym podanym w poprzednim polu (Hasło to może zawierać od 4 do 16 znaków, z wyłączeniem znaków ";" i "~"). Hasło powinno zostać wprowadzone przez administratora w programie ConfigMAN (arkusz Abonenci/Ustawienia CTI pole Pss). Podczas pierwszego logowania programu PhoneCTI.voip do centrali, program wymusi zmianę tego hasła. Zmiany takiej można także dokonać w dowolnym momencie klikając link Zmień hasło, znajdujący się poniżej pola zawierającego hasło. Po kliknięciu w ten link na ekranie pojawi się następujące okno, w którym należy wprowadzić stare hasło oraz dwukrotnie nowe. Jeżeli wszystkie dane zostaną wprowadzone poprawnie, hasło zostanie zmienione i wprowadzone do centrali. Z tego też względu administrator centrali nie zna haseł poszczególnych użytkowników. Wprowadzone hasło może zostać zapamiętane w programie, poprzez zaznaczenie okienka znajdującego się po prawej stronie pola zawierającego hasło. Jeżeli pole to nie zostanie zaznaczone, program będzie pytał o hasło przy każdej próbie logowania. Kolejne pole występujące w ramach ustawień logowania przeznaczone jest do wprowadzenia adresu IP centrali. Adres ten może zostać wpisany ręcznie lub wprowadzony automatycznie po przyciśnięciu przycisku "Znajdź serwer" i wybraniu odpowiedniej centrali z listy central widocznych w sieci. Naciśnięcie klawisza "Połącz" po poprawnym wypełnieniu wszystkich wymienionych pól spowoduje połączenie programu z centralą telefoniczną i synchronizację książki telefonicznej oraz pozostałych danych związanych z podanym numerem wewnętrznym. Po pomyślnym połączeniu z centralą, w dolnej części okna pojawi się napis - "Połączenie udane" Jeżeli wprowadzone dane są błędne w dolnej części okna pojawi się napis - "Błędny login lub hasło" Jednocześnie link Zmień hasło zmienia się na Zapomniałem hasła, a po jego kliknięciu następuje otwarcie odpowiedniej strony aplikacji WebCTI, gdzie możliwe jest wysłanie na podany adres mailowy wiadomości z hasłem.

Ustawienia VoIP

Włączenie znacznika w polu Używaj aplikacji w trybie VoIP spowoduje w pierwszej kolejności przeprowadzenie testu na poziomie aplikacja -- centrala, sprawdzającego czy uruchomienie takiej funkcjonalności jest możliwe. Do zalogowania i przeprowadzania rozmów za pomocą PhoneCTI.voip konieczny jest dostęp komputera do centrali przez odpowiednio skonfigurowaną sieć komputerową lub internet. Przy pracy aplikacji i centrali w tej samej podsieci sieci lokalnej nie powinny być konieczne dodatkowe ustawienia. W przypadku gdy komputer z aplikacją znajduje się w innej podsieci lub jest dostępny przez internet konieczne jest skierowanie odpowiednich portów na ruterze brzegowym:

• 5529 TCP - na adres sterownika centrali
• zakres 8100 - 8300 UDP na adres sterownika centrali IPS, CCT oraz IPL, IPM, IPU: nie posiadających w zasobach karty VoIP, lub
• zakres 8100 - 8300 UDP na adres karty VoIP centrali MAC oraz IPL, IPM, IPU: posiadających w zasobach kartę VoIP

Pozytywny test:

W przypadku całkowitego braku połączenia sieciowego pojawi się ostrzeżenie:

W przypadku problemów z testem zasobów VoIP:

Uwaga! W centrali konieczna jest odpowiednia konfiguracja zasobów CTI oraz VoIP. Proszę zapoznać się z rozdziałem System telefonów równoległych w Instrukcji programowania ver 6.50

Ustawienia - Ogólne

W oknie tym istnieje możliwość ustawienia szeregu parametrów decydujących o sposobie działania programu. Definiują one sposób uruchamiania , jej zachowania i pokazywania określonych danych.

Dostępne ustawienia:

• Język aplikacji - możliwość wyboru ustawień językowych: polskich, angielskich lub niemieckich
• Klawisz skrótu okna - wybór z listy domyślnej sekwencji klawiszy za pomocą których można otworzyć z tray'a główne okno aplikacji
• Uruchamiaj zminimalizowane do tray'a - ustawienie domyślnego sposobu uruchamiania aplikacji
• Trzymaj okno główne na wierzchu - aplikacje uruchomione na komputerze nie powodują zasłonięcia okna aplikacji
• Pokaż ekran powitalny podczas uruchamiania aplikacji - możliwość włączenia/wyłączenia informacji o aplikacji i jej wersji
• Wyczyść filtry wyszukiwania po przywróceniu okna - zamknięcie a następnie otwarcie okna głównego z tray'a spowoduje ustawienie wartości domyślnych wyszukiwania w zakładce Ostatnie
• Pokaż ulubione po przywróceniu okna - zamknięcie a następnie otwarcie okna głównego z tray'a spowoduje ustawienie ulubionych kontaktów w zakładce Kontakty
• Formatuj numery telefonów wklejane do paska szukania - likwiduje nadmiarowe spacje, znaki plus, myślniki, nawiasy we wklejanym numerze
• Ustaw stan "Zaraz wracam" po czasie bezczynności - ustawienie odpowiedniej ikony informującej o naszej nieobecności przy komputerze po zadeklarowanym przez użytkownika czasie
  • Ustaw opis użytkownika na stan "Zaraz wracam" - ustawienie własnego opisu po ikony informującej o naszej nieobecności przy komputerze
  • Dodaj licznik do opisu użytkownika - dodanie informacji o czasie nieobecności do w/w opisu
• Pokazuj numery przy kontaktach - w zakładce Kontakty i Ostatnie komentarz z książki będzie wyświetlany łącznie z przypisanym numerem
• Pokazuj dodatkowe informacje po kliknięciu na kontakt - wyświetlanie dodatkowych informacji związanych z kontaktem: dodatkowe numery telefonów, powiadomienie gdy abonent staje się dostępny, edycja kontaktu
• Ustaw stan aplikacji na start - ustawienie domyślnego stanu użytkownika (chata) po uruchomieniu aplikacji: dostępny, nie przeszkadzać, zaraz wracam, niedostępny, niezalogowany
• Ikony stanu - rozwijana lista ustawień położenia ikon stanu telefonu i chata
• Ustaw ikony chat na "Nie przeszkadzać" kiedy telefon jest zajęty -
• Opis kontaktu na liście kontaktów - sposób wyświetlania komentarzy dodanych przez użytkowników z rozwijanej listy ustawień (zakładka Kontakty - przykładowy opis)
• Akcja kliknięcia w ikonę tray - wybór akcji z rozwijanej listy ustawień
• Akcja dwukrotnego kliknięcia kontaktu - wybór akcji z rozwijanej listy ustawień

Ustawienia - WebCTI

W oknie tym określamy numer portu logowania do usługi WebCTI - wykorzystywanej np.: do zmiany ustawień telefonu, wykonywania połączeń, przeglądu historii, odsłuchu nagrań zachowanych w centrali - za pomocą przeglądarki internetowej. Ustawienie to jest głównie wykorzystywane w przypadku połączeń zdalnych (spoza sieci lokalnej). Ponadto w tej zakładce znajduje się link Przejdź do WebCTI, którego kliknięcie automatycznie przenosi nas do aplikacji WebCTI znajdującej się w centrali.

Ustawienia - Historia

W aplikacji istnieje możliwość grupowania historii połączeń, celem zorganizowania jej widoku. Połączenia nieodebrane wyświetlają się jako jeden wpis z oznaczoną ilością prób połączenia. Połączenia odebrane, które zostały otwarte (przejrzane przez użytkownika) ograniczają się również do pojedynczego wpisu z możliwością przejrzenia historii tych połączeń Grupowanie odbywa się zgodnie z filtrami ustawionymi w zakładce Ostatnie.

Ustawienia - Rozmowy

W oknie tym możemy zdefiniować sposób sygnalizacji połączenia.

Pokaż okno połączenia:

• Zaznaczenie opcji spowoduje, że w momencie nadejścia połączenia (przy połączeniu przychodzącym) lub podniesienia słuchawki (przy połączeniu wychodzącym) na ekranie komputera pojawi się jedno z poniższych okien (zależnie od kierunku połączenia):

Ukryj okno połączenia po czasie:

• zaznaczenie pola spowoduje, że okno połączenia będzie zamykane po określonym czasie.

Obsługa linków callto/tel w przeglądarkach

• włączenie opcji umożliwi wykorzystywanie w przeglądarkach z zainstalowaną odpowiednią wtyczką funkcjonalności dzwonienia przez aplikację PhoneCTI.voip

Ustawienia - Wiadomości

Wybranie odpowiedniej dla nas opcji będzie skutkowało wyświetlaniem się poniższego okna przez zadeklarowany przez nas czas.

Okno powyższe będzie znikać z ekranu po czasie określonym w kolejnym polu, ale w tray'u ikona programu pojawia się naprzemiennie z ikoną koperty:

Po kliknięciu w kopertę, na ekranie komputera pojawi się okno zawierające treść wiadomości.

W oknie tym pojawiają się wszystkie wiadomości przesłane do i od danego abonenta w trakcie bieżącego dnia. Wiadomości z dni poprzednich są przechowywane w archiwum. Jeżeli omawiane pole nie zostanie zaznaczone, to okno powiadamiania o wiadomościach nie będzie się pojawiało. Szczegółowy opis tego okna znajduje się w rozdziale Okno wiadomości. W polu "Okres ważności SMSa" określamy czas przez jaki wysłany SMS jest przechowywany u dostawcy sieci komórkowych, jeżeli nie mógł zostać dostarczony odbiorcy. Przez ten czas operator będzie ponawiał próby jego wysłania. Ostatnie pole definiuje język słownika, jaki zostanie użyty do sprawdzania treści wpisywanej wiadomości. Do wyboru są trzy opcje: Polski, Deutch i English

Ustawienia - Nie przeszkadzać (DND)

Ekran ten służy do ustawienia zasad włączania usługi DND. Włączenie tej usługi może nastąpić po określonej przez użytkownika ilości minut bezczynności. Za stan bezczynności uważany jest stan, w którym użytkownik nie korzysta zarówno z telefonu, jak i komputera. Możliwe jest też ustawienie powodujące automatyczne włączenie usługi DND po wyjściu z aplikacji. Możliwe jest także włączanie usługi DND w obydwu powyższych przypadkach. U dołu ekranu głównego programu PhoneCTI.voip znajduje się niewielki przycisk, którego kliknięcie powoduje włączenie lub wyłączenie (zależnie od stanu) usługi DND dla numeru wewnętrznego powiązanego z programem PhoneCTI.voip.

Ustawienia - Przekierowanie (FWD)

W oknie tym umieszczono wszystkie ustawienia decydujące o zasadach realizacji przekierowań z danego telefonu. Ustawienia te mogą zostać dokonane także w programie ConfigMAN lub za pomocą odpowiednich usług. Włączenie przekierowania może nastąpić po określonej przez użytkownika ilości minut bezczynności. Za stan bezczynności uważany jest stan, w którym użytkownik nie korzysta zarówno z telefonu, jak i komputera. Możliwe jest też ustawienie powodujące automatyczne włączenie przekierowania po wyjściu z aplikacji. Możliwe jest także włączanie przekierowania w obydwu powyższych przypadkach. W przypadku automatycznego włączenia przekierowania, jest ono włączane zgodnie z ustawieniami dokonanymi w tej zakładce. Standardowo, wciśnięcie przycisku FWD, znajdującego się u dołu okna głównego programu PhoneCTI.voip powoduje wyświetlenie na ekranie komputera powyższego okna. Zaznaczenie ostatniego z pól widocznych w powyższym oknie, spowoduje zamiast wyświetlania okna ustawień przekierowania, włączenie przekierowania z zapamiętanymi ustawieniami.

Ustawienia - Ustawienia audio

W oknie tym określamy sposób sygnalizacji dźwiękowej przychodzących wiadomości. W przypadku podłączonych do komputera dodatkowych urządzeń audio (zestaw słuchawkowy, głośnomówiący), możliwe jest dodatkowo ustalenie na nich poziomu głośności.

Uwaga! W lewym dolnym rogu wszystkich okeien ustawień znajduje się przycisk Ustaw domyślne. Przycisk ten powoduje zawsze przywrócenie ustawień fabrycznych w danym oknie.

Historia połączeń

Wybranie zakładki Ostatnie - w oknie głównym programu powoduje pokazanie historii połączeń z udziałem telefonu o numerze wewnętrznym, na który zalogowany jest program PhoneCTI.voip. Okno przybiera następujący wygląd:

Każda pozycja z okna historii oznacza jedno połączenie wychodzące z danego numeru lub na ten numer przychodzące. Widoczne są wszystkie połączenia dotyczące tego numeru i znajdujące się centrali. W każdej pozycji widoczny jest numer dzwoniącego, jego komentarz (w przypadku połączeń wychodzących jest to numer wybrany i komentarz dla tego numeru), data i czas realizacji połączenia. Oprócz informacji tekstowych w każdym wierszu znajduje się szereg ikon opisujących dane połączenie. Są to:

Strzałka ta oznacza połączenie przychodzące, które zostało odebrane.

Strzałka ta oznacza połączenie wychodzące, niezależnie od tego czy doszło ono do skutku, czy też nie.

Strzałka ta oznacza nieodebrane połączenie przychodzące.

Symbol ten onacza kilka nieodebranych połączeń przychodzących danego dnia od tego samego dzwoniącego, do momentu przejrzenia historii połączeń. Liczba widoczna w tym symboli oznacza ilość takich połączeń.

Symbol ten onacza połączenie przychodzące, odebrane przez innego abonenta. Symbol ten może wystąpić w dwóch sytuacjach:

• połączenie skierowane na grupę, do której należy dany numer wewnętrzny zostało odebrane przez innego agenta w grupie
• połączenie skierowane indywidualnie na danego abonenta zostało przejęte przez innego abonenta.

Symbol ten oznacza, że pod skazany numer wysłany został SMS, którego treść będzie widoczna w oknie ukazującym się po podwójnym kliknięciu w daną pozycję.

Symbol ten oznacza, że z komputerem powiązanym z danym numerem wewnętrznym prowadzona była rozmowa tekstowa. Treść tej rozmowy będzie widoczna w oknie ukazującym się po podwójnym kliknięciu w daną pozycję.

Symbol ten oznacza, że dana rozmowa została nagrana.

Wykonywanie i odbieranie połączeń

Sposób przeprowadzania połączeń za pomocą programu PhoneCTI.voip zależy od ustawionej konfiguracji i odnosi się do współpracy za pomocą odpowiednich urządzeń. Jeśli w programie jest włączona funkcjonalność VoIP (Ustawienia/Połączenie/Ustawienia VoIP/Używaj aplikacji w trybie VoIP) to wyświetlanie stanu i obsługa przycisków funkcyjnych (odbierz, rozłącz, zawieś, wybierz numer) odnosi się do wbudowanego w nią klienta VoIP. Rozmowy przeprowadzane są przy pomocy wbudowanego lub podłączonego do komputera mikrofonu i głośnika, lub co jest zalecane, przewodowych lub Bluetooth'owych słuchawek nausznych.

Z kolei jeśli funkcjonalność VoIP jest wyłączona, program zachowuje się jak typowy PhoneCTI, czyli służy do sterowania skojarzonym z nim telefonem - CTS, analogowym lub SIP.

W programie aby uzyskać jednakowy rezultat, te same czynności można wykonywać na kilka różnych sposobów. Użytkownik sam musi wypróbować jaki system będzie dla niego najwygodniejszy: obsługa programu za pomocą odpowiednich ikon, skrótów klawiaturowych czy menu kontekstowego.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że PhoneCTI z funkcjonalnością VoIP oraz telefony systemowe CTS obsługiwane są przez aplikację bezpośrednio - zestawianie połączeń oraz podniesienie akustyki następuje automatycznie. W telefonach analogowych oraz SIP konieczna jest ingerencja od strony aparatu, np. w aplikacji wciskamy klawisz Zadzwoń - otrzymujemy powiadomienie na telefonie w postaci krótkich dzwonków - podnosimy słuchawkę telefonu a dopiero następnie aplikacja zestawia połączenie do numeru wybranego.

Wybieranie numeru z zakładki Kontakty

Wyszukujemy kontakt w głównym oknie aplikacji - zakładka Kontakty:

• zawężamy zakres wyszukiwania za pomocą filtru (ulubione, ostatnio używane, wszystkie kontakty, numery wewnętrzne, publiczne prywatne, nazwa grupy), wykorzystujemy pasek przewijania jeśli kontakty nie mieszczą się w oknie, lub
• w pole wyszukiwania - z lupą - wpisujemy numer, nazwę albo ich część, lub
• korzystamy tylko z paska przewijania

Generujemy połączenie do wybranego kontaktu:

• dwukrotnie klikając na kontakt, lub
• klikając na ikonę słuchawki lub inną odpowiednią - obok kontaktu (np. numer zewnętrzny) odpowiedzialną za rozpoczęcie połączenia, a następnie w wyskakującym okienku potwierdzając klawiszem Zadzwoń
• klikając prawym klawiszem w kontakt a następnie wybierając opcję Zadzwoń, lub
• klikając na ikonę słuchawki lub rozwijane menu obok pola wyszukiwania - z lupą - a następnie wybierając opcję Zadzwoń.

Wybieranie numeru z historii połączeń

Wyszukujemy połączenie w głównym oknie aplikacji - zakładka Ostatnie:

• zawężamy zakres wyszukiwania za pomocą filtrów (czasu - z ostatniego tygodnia, odpowiedni miesiąc, wszystko i/lub rodzaju połączenia - wszystko, połączenia przychodzące, połączenia wychodzące, nieodebrane, odebrane przez kogoś innego, poczta głosowa, z nagraniem rozmowy, wiadomości), wykorzystujemy pasek przewijania jeśli Ostatnie nie mieszczą się w oknie, lub
• w pole wyszukiwania - z lupą - wpisujemy numer, nazwę albo ich część, lub
• korzystamy tylko z paska przewijania

Generujemy połączenie do wybranego numeru:

• dwukrotnie klikając na kontakt, lub
• klikając na ikonę słuchawki lub inną odpowiednią - obok kontaktu (np. numer zewnętrzny) odpowiedzialną za rozpoczęcie połączenia, a następnie w wyskakującym okienku potwierdzając klawiszem Zadzwoń
• klikając prawym klawiszem w kontakt a następnie wybierając opcję Zadzwoń, lub
• klikając na ikonę słuchawki lub rozwijane menu obok pola wyszukiwania - z lupą - a następnie wybierając opcję Zadzwoń.

Przekazywanie połączenia

Podczas trwającej rozmowy, czy to inicjator połączenia, czy odbierający - mają możliwość przekazania połączenia do innego abonenta:

• w oknie połączenia nacisnąć ikonę Parkuj
• w głównym oknie aplikacji z klawiatury komputera wpisać numer w oknie wyszukiwania lub nacisnąć ikonę klawiatury wybierczej a następnie wybrać numer żądanego abonenta

Generujemy połączenie do wybranego kontaktu:

• • dwukrotnie klikając na kontakt, lub
  • klikając na ikonę słuchawki lub inną odpowiednią - obok kontaktu (np. numer zewnętrzny) odpowiedzialną za rozpoczęcie połączenia, a następnie w wyskakującym okienku potwierdzając klawiszem Zadzwoń
  • klikając prawym klawiszem w kontakt a następnie wybierając opcję Zadzwoń, lub
  • klikając na ikonę słuchawki lub rozwijane menu obok pola wyszukiwania - z lupą - a następnie wybierając opcję Zadzwoń.

Następnie za pomocą przycisku Przekaż możemy przekazać połączenie z awizowaniem (po zgłoszeniu się abonenta żądanego), bez awizowaniem (przed zgłoszeniem się abonenta żądanego) lub powrócić do poprzedniej rozmowy (w przypadku nie zgłaszania się abonenta żądanego)

Odebranie połączenia

Przychodzące połączenie można odebrać przez naciśnięcie przycisku Odbierz w oknie połączenia lub podniesienie słuchawki skojarzonego telefonu

Okno Połączenia

Przykładowe Okno połączenia:

Wygląd tego okna zmienia się w zależności od kontekstu w jakim ono się pokazuje. Przede wszystkim zmienia się tytuł tego okna. Możliwe są następujące sytuacje:

1		Podniesienie słuchawki telefonu, aby wybrać numer.
2		Wybranie numeru docelowego i rozdzwanianie.
3		Połączenie z wybranym numerem.
4		Połączenie przychodzące.
5		Zakończenie połączenia.
	Po odebraniu połączenia tytuł okna zmienia się na pokazany w punkcie 3.
6		Parkowanie połączenia.
7		Przekazywanie połączenia.

W środkowej części okna wyświetlane są trzy typy informacji:

• Komentarz przypisany do numeru telefonu dzwoniącego, wybieranego lub z którym aktualnie rozmawiamy
  
• Numer tego telefonu
• Czas rozmowy, a przed zestawieniem połączenia - czas wywoływania

Uwaga! Jeżeli numer dzwoniącego, wybierany, lub z którym aktualnie rozmawiamy to: numer wewnętrzny - wyświetlany jest komentarz zapisany w konfiguracji centrali numer zewnętrzny, zapisany w prywatnej lub publicznej książce telefonicznej - wyświetlana jest nazwa zapisana w danej książce numer zewnętrzny i centrala rozmówcy wysyła komentarz - wyświetla się jego treść.

Przesyłanie wiadomości

Program PhoneCTI.voip umożliwia przesyłanie wiadomości pomiędzy użytkownikami tego programu - podobnie jak znany program "GG". Możliwe jest również wysyłanie wiadomości w postaci SMS'ów do osób, które posiadają telefony komórkowe.

Wyszukujemy odpowiedni kontakt w zakładce Kontakty lub numer w zakładce Ostatnie:

• zawężamy zakres wyszukiwania za pomocą odpowiedniego filtru, wykorzystujemy pasek przewijania jeśli kontakty/numery nie mieszczą się w oknie, lub
• w pole wyszukiwania - z lupą - wpisujemy numer, nazwę albo ich część, lub
• korzystamy tylko z paska przewijania

Otwieramy okno wiadomości:

• dwukrotnie klikając na kontakt, lub
• klikając na ikonę słuchawki lub inną odpowiednią - obok kontaktu (np. numer zewnętrzny) odpowiedzialną za rozpoczęcie połączenia, a następnie w wyskakującym okienku potwierdzając klawiszem Wiadomość
• klikając prawym klawiszem w kontakt a następnie wybierając opcję Wyślij wiadomość lub Wyślij SMS'a, lub
• klikając na ikonę słuchawki lub rozwijane menu obok pola wyszukiwania - z lupą - a następnie wybierając opcję Wiadomość.

Wybieramy rodzaj wiadomości:

• Wiadomość - przy wysyłaniu informacji do innego użytkownika centrali/central zlinkowanych, który posiada zainstalowany program PhoneCTI.voip
• SMS - przy wysyłaniu wiadomości tekstowej do abonenta telefonii komórkowej

Wpisujemy treść wiadomości i potwierdzamy klawiszem Wyślij

Przykładowe Menu Kontekstowe

Okno wiadomości

Pojawienie się wiadomości jest sygnalizowane pojawieniem się w dolnym prawym rogu poniższego okienka:

Okienko to pojawi się jedynie wówczas, gdy zaznaczona zostanie odpowiednia opcja w ustawieniach (4.2.5 Ustawienia - Wiadomości) i zniknie po czasie również tam ustawionym, natomiast zawsze ikona programu trayu zacznie pojawiać się naprzemiennie z poniższą ikoną:

Kliknięcie w tę ikonę spowoduje wyświetlenie na ekranie komputera okna z wiadomością:

W oknie tym oprócz treści wiadomości wyświetlona jest także informacja o osobie, która tę wiadomość wysłała (wraz z jej opisem - jeżeli taki posiada) oraz godzina przesłania wiadomości. W dolnej części okna możliwe jest wpisanie treści odpowiedzi, którą chcemy wysłać. W górnej części okna znajduje się też przycisk umożliwiający zadzwonienie na numer abonenta, od którego otrzymaliśmy wiadomość. Kliknięcie lewej części klawisza spowoduje zestawienie połączenia z numerem, z którego otrzymaliśmy wiadomość, natomiast po kliknięciu w prawą część klawisza na ekranie ukaże się lista wszystkich numerów telefonów przypisanych do danego kontaktu. Z listy tej możemy wybrać numer, na który chcemy zadzwonić. Zestawienie połączenia odbywa się według standardowych zasad opisanych w rozdziale 4.2.2 Ustawienia - Ogólne.

Chat

Dzięki programowi PhoneCTI.voip możemy prowadzić rozmowę tekstową z innym użytkownikiem programu, odpowiadając na jego wiadomości. Przykład konwersacji dwóch użytkowników pokazano na poniższym rysunku:

Wszystkie wiadomości przechowywane są w formie listy i dostęp do wiadomości archiwalnych jest możliwy za pomocą paska przewijania po prawej stronie okna.

SMS

Wysłanie wiadomości w postaci SMS jest możliwe również do innych osób nie posiadających numeru wewnętrznego w centrali. Wysyłanie SMSa odbywa się poprzez bramkę GSM znajdującą się w centrali. Abonent chcący wysyłać wiadomości SMS musi posiadać uprawnienia zgodne lub wyższe od ustawionych w programie ConfigMAN w zakładce Ruch wychodzący/Prefiksy SMS pole Prg. Wiadomość SMS jest wysyłana automatycznie przez centralę, a raport w postaci informacji o wysłaniu SMS'a pojawia się w Oknie wiadomości:

Wysyłany SMS może mieć maksymalnie 160 znaków. W przypadku przekroczenia ilości znaków aplikacja automatycznie dzieli je kilka wiadomości SMS. Jeżeli korzystamy z polskich znaków diakrytycznych ilość znaków w pojedynczej wiadomości zmniejsza się do 70. Liczba znaków jakie pozostały do wpisania wyświetlana jest po prawej stronie okna.

Ustawianie strony kodowej w centralach za granicą W związku z coraz częstszym instalowaniem central Slican poza granicami naszego kraju, nasuwa się problem obsługi znaków diaktrycznych w innych językach w wiadomościach SMS. W przypadku instalacji centrali za granicą może wystąpić problem z otrzymywaniem i wysyłaniem wiadomości poprzez program PhoneCTI.voip (puste pola, inne znaki).

W celu prawidłowego przekazywania SMS'ów w innych krajach należy:

• centralę wyposażyć w najnowszy firmware (najstarszy możliwy to 6.50.xxxx_en).
• posiadać aplikację PhoneCTI nie starszą niż 3.01.0320
• ustawić stronę kodową centrali właściwą dla kraju poprzez polecenie systemowe PBX_CodePage <wartość>
  

Wartość – strona kodowa – możliwe:
WIN-1250
WIN-1251
WIN-1252
WIN-1253
WIN-1254
WIN-1257

Uwaga! Podane operacje należy przeprowadzać tylko na angielskiej wersji firmware centrali.

Konferencje

Konferencja tekstowa

Wersja 2.01 oprogramowania wprowadza możliwość przeprowadzenia konferencji tekstowej. Jest to funkcja chatu, w której uczestniczy więcej niż dwóch użytkowników aplikacji PhoneCTI.voip.

Stworzenie konferencji

1 sposób:

• wybieramy użytkownika z zakładki Kontakty naciskając na nim prawy klawisz myszy,
• z rozwijanego menu wybieramy opcję Dodaj do konferencji
• dodajemy kolejnych użytkowników - w otwartym oknie konferencji naciskamy pole Dodaj, a następnie w zakładce Kontakty okna głównego wybieramy pozostałe składniki konferencji.

2 sposób - przekształcanie czatu w konferencję:

• wybieramy użytkownika z zakładki Kontakty naciskając na nim prawy klawisz myszy,
• z rozwijanego menu wybieramy opcję Wyślij wiadomość
• w górnym pasku Okna wiadomości naciskamy ikonę Konferencja
• dodajemy kolejnych użytkowników - w otwartym oknie konferencji naciskamy pole Dodaj, a następnie w zakładce Kontakty okna głównego wybieramy pozostałe składniki konferencji..

Po wybraniu którejkolwiek z opcji, otworzy nam się nowe okno rozmowy, natomiast okno aplikacji zmieni się w ten sposób, że możemy wybrać wielu użytkowników.

Po wybraniu składników, z którymi chcemy przeprowadzić konferencję tekstową, możemy zacząć pisać. Każda osoba może dołączać oraz usuwać nowych użytkowników. Może również sama opuścić konferencję.

Konferencja głosowa

Po dodaniu wszystkich składników, w oknie Wiadomości naciskamy przycisk Rozdzwoń

Rozdzwaniają się wszystkie dostępne składniki. Przez podniesienie słuchawki telefonu skojarzonego z aplikacją PhoneCTI.voip mogą dołączyć do konferencji

Wyszukiwanie danych

W programie PhoneCTI.voip zastosowano stosunkowo zaawansowany sposób wyszukiwania tekstów. Wyszukiwania można dokonywać w każdym oknie programu, w którym pojawia się poniższe pole:

W miarę wprowadzania liter do powyższego okna, program PhoneCTI przeprowadza automatyczne wyszukiwanie. Odbywa się ono następująco:

• jeżeli liczba wprowadzonych znaków wynosi 1 lub 2, program wyszuka wszystkie łańcuchy tekstowe, w których dowolne ze słów zaczyna się od wprowadzonego tekstu,
• jeżeli liczba znaków wynosi 3 lub więcej, program wyszuka wszystkie łańcuchy, w których każde ze słów tego łańcucha zawiera wprowadzony tekst.

Jeżeli wyszukiwanie dotyczy kontaktów i odbywa się na liście kontaktów, a poszukiwany tekst nie zostanie znaleziony, program poinformuje o tym, zaproponuje nowego kontaktu i pokaże inne kontakty, które zawierają wprowadzony tekst i znajdują się poza aktualnym obszarem wyszukiwania. Działanie to ilustruje poglądowo poniższe okno:

Obsługa kilku numerów przez jednego użytkownika

Czasami istnieje konieczność obsługi kilku numerów przez jednego użytkownika. Na stacji roboczej (komputerze) konieczne jest wykorzystanie tzw. instancji. Zainstalować aplikację (tylko raz). Użytkownik musi przygotować pomocnicze skróty do aplikacji z dodatkowym parametrem. Pozwoli to na utworzenie kilku odrębnych konfiguracji.

• w zależności od sposobu instalacji programu (administrator, użytkownik) domyślna lokalizacja instalacji programu to: C:\Program Files\Slican\PhoneCTI\SlicanCTI.exe lub C:\Users\Katalog użytkownika\AppData\Local\Slican\PhoneCTI\SlicanCTI.exe
  • jeśli program nie znajduje się w lokalizacji domyślnej to należy wyszukać plik przy pomocy wyszukiwarki systemu Windows lub przez menu Start. Dla systemu Windows 10 - otworzyć Menu Start, odszukać katalog Slican, w katalogu odnaleźć program PhoneCTI, prawoklik -> Więcej/ Otwórz lokalizację pliku - wyświetli się ikona programu, prawoklik --> Właściwości/ Skrót/ Element docelowy
• utworzyć skrót do programu na pulpicie
• we właściwościach skrótu dopisać instancję - Właściwości/ Skrót/ Element docelowy: "C:\Program Files\Slican\PhoneCTI\SlicanCTI.exe" --instance 1 lub "C:\Users\Katalog użytkownika\AppData\Local\Slican\PhoneCTI\SlicanCTI.exe" --instance 1
• wykonać tyle kopii skrótu ile telefonów obsługiwać będzie użytkownik, w każdym z nich zmienić cyfrę instancji na kolejną wartość, np.: --instance 2, --instance 3, ...
• uruchamiając aplikację z poszczególnych skrótów zyskujemy możliwość konfiguracji programu dla kolejnych numerów